Task List Automática - Fechamento
Este documento detalha a task list automática que deve ser gerada na etapa de Fechamento após proposta aceita, garantindo que nenhum passo seja esquecido.
Objetivo
Garantir que todos os passos necessários para o fechamento sejam realizados de forma organizada, com prazos claros e acompanhamento adequado, evitando esquecimentos e atrasos.
Quando Gerar
Gatilho: Proposta aceita por vendedor e comprador
Ação: Sistema gera automaticamente task list completa
Timing: Imediatamente após confirmação de aceite da proposta
Estrutura da Task List
Fase 1: Documentação e Análise
Task 1: Coleta de Certidões
Descrição: Coletar todas as certidões necessárias do imóvel
Itens: - Certidão de Matrícula atualizada - Certidão de Ônus e Ações - Certidão de Inteiro Teor - Certidão Negativa de Débitos (IPTU, condomínio, etc.) - Certidão de Avaliação (se financiamento)
Responsável: Corretor/Admin
Prazo: 3-5 dias úteis
Status: Pendente / Em andamento / Concluída
Observações: Verificar prazos de validade das certidões
Task 2: Análise Documental
Descrição: Analisar toda documentação coletada
Itens: - Verificar pendências documentais - Identificar ônus e gravames - Verificar débitos pendentes - Validar dados do imóvel
Responsável: Corretor/Advogado
Prazo: 2-3 dias úteis após coleta
Status: Pendente / Em andamento / Concluída / Com pendências
Observações: Se houver pendências, criar tasks específicas para resolução
Task 3: Laudo (se aplicável)
Descrição: Realizar laudo técnico do imóvel (se necessário)
Itens: - Agendar vistoria técnica - Realizar vistoria - Receber laudo - Validar laudo
Responsável: Engenheiro/Arquiteto + Corretor
Prazo: 5-7 dias úteis
Status: Pendente / Agendada / Realizada / Recebido / Concluída
Observações: Nem todos os imóveis precisam de laudo
Fase 2: Financiamento (se aplicável)
Task 4: Simulação de Financiamento
Descrição: Realizar simulação detalhada de financiamento
Itens: - Coletar documentos do comprador - Enviar para banco/instituição - Receber simulação - Validar condições - Apresentar ao comprador
Responsável: Corretor/Admin
Prazo: 3-5 dias úteis
Status: Pendente / Documentos coletados / Enviado / Recebido / Validado / Apresentado
Observações: Apenas se comprador vai financiar
Task 5: Aprovação Bancária
Descrição: Obter aprovação final do financiamento
Itens: - Enviar documentação completa - Acompanhar análise - Receber aprovação - Validar condições de aprovação
Responsável: Corretor/Admin
Prazo: 15-30 dias úteis (depende do banco)
Status: Pendente / Em análise / Aprovado / Recusado
Observações: Pode ser condição suspensiva do compromisso
Task 6: Avaliação do Imóvel (Financiamento)
Descrição: Banco realizar avaliação do imóvel
Itens: - Agendar avaliação - Acompanhar avaliação - Receber resultado - Validar valor avaliado
Responsável: Banco + Corretor (acompanhamento)
Prazo: 10-15 dias úteis
Status: Pendente / Agendada / Realizada / Recebido / Validado
Observações: Valor avaliado pode impactar financiamento
Fase 3: Preparação de Contrato
Task 7: Elaboração do Compromisso de Compra e Venda
Descrição: Elaborar Compromisso de Compra e Venda
Itens: - Preencher dados do imóvel - Preencher dados das partes - Definir condições de pagamento - Definir prazos - Incluir condições suspensivas (se houver) - Revisar documento
Responsável: Admin/Advogado
Prazo: 2-3 dias úteis
Status: Pendente / Em elaboração / Revisão / Pronto
Observações: Ver documento sobre vídeo explicativo
Task 8: Revisão e Validação do Documento
Descrição: Revisar Compromisso antes de enviar
Itens: - Validar todos os dados - Verificar condições - Confirmar prazos - Aprovar documento
Responsável: Corretor + Admin
Prazo: 1 dia útil
Status: Pendente / Em revisão / Aprovado
Fase 4: Assinatura e Formalização
Task 9: Envio do Documento para Assinatura
Descrição: Enviar Compromisso para assinatura
Itens: - Enviar documento para comprador - Enviar vídeo explicativo - Aguardar assinatura - Receber documento assinado
Responsável: Admin
Prazo: 2-3 dias úteis
Status: Pendente / Enviado / Aguardando / Recebido
Observações: Ver documento sobre vídeo explicativo
Task 10: Assinatura do Compromisso
Descrição: Realizar assinatura do Compromisso
Itens: - Agendar assinatura - Confirmar presença de todas as partes - Realizar assinatura - Registrar assinatura
Responsável: Corretor + Admin
Prazo: 5-7 dias úteis após envio
Status: Pendente / Agendada / Confirmada / Realizada
Observações: Pode ser presencial ou digital (conforme legislação)
Fase 5: Pós-Assinatura
Task 11: Registro do Compromisso (se aplicável)
Descrição: Registrar Compromisso em cartório (se necessário)
Itens: - Levar documento ao cartório - Pagar taxas - Receber registro - Validar registro
Responsável: Admin
Prazo: 3-5 dias úteis após assinatura
Status: Pendente / Em registro / Registrado
Observações: Nem todos os compromissos precisam ser registrados
Task 12: Notificação das Partes
Descrição: Notificar ambas as partes sobre andamento
Itens: - Notificar comprador - Notificar vendedor - Iniciar contagem de prazo de resposta - Estabelecer comunicação regular
Responsável: Admin
Prazo: Imediatamente após assinatura
Status: Pendente / Notificado
Observações: Inicia contagem de prazos
Fase 6: Preparação para Escritura
Task 13: Preparação de Documentação para Escritura
Descrição: Preparar toda documentação necessária para escritura
Itens: - Validar documentação completa - Verificar pendências - Preparar documentos das partes - Preparar documentos do imóvel - Validar pagamentos (sinal, etc.)
Responsável: Admin + Corretor
Prazo: 5-7 dias úteis antes da escritura
Status: Pendente / Em preparação / Completa
Task 14: Agendamento da Escritura
Descrição: Agendar escritura no cartório
Itens: - Contatar cartório - Agendar data/hora - Confirmar com todas as partes - Enviar confirmação
Responsável: Admin
Prazo: 10-15 dias úteis antes da data desejada
Status: Pendente / Agendada / Confirmada
Observações: Cartórios podem ter fila de espera
Task 15: Preparação Final para Escritura
Descrição: Preparação final antes da escritura
Itens: - Confirmar presença de todas as partes - Verificar documentos necessários - Preparar valores (se houver) - Enviar lembretes
Responsável: Admin
Prazo: 1-2 dias antes da escritura
Status: Pendente / Preparado
Fase 7: Escritura e Entrega
Task 16: Realização da Escritura
Descrição: Realizar escritura pública
Itens: - Comparecer ao cartório - Realizar escritura - Validar escritura - Receber cópias
Responsável: Todas as partes + Corretor
Prazo: Data agendada
Status: Pendente / Agendada / Realizada
Observações: Momento crítico do processo
Task 17: Registro da Escritura
Descrição: Registrar escritura no Cartório de Registro de Imóveis
Itens: - Levar escritura para registro - Pagar taxas (ITBI, etc.) - Aguardar registro - Receber escritura registrada
Responsável: Admin
Prazo: 5-10 dias úteis após escritura
Status: Pendente / Em registro / Registrada
Observações: Imóvel só é oficialmente do comprador após registro
Task 18: Entrega do Imóvel
Descrição: Realizar entrega do imóvel ao comprador
Itens: - Agendar entrega - Verificar condições do imóvel - Realizar entrega de chaves - Validar entrega
Responsável: Corretor + Vendedor
Prazo: Conforme acordo (geralmente após registro)
Status: Pendente / Agendada / Realizada
Observações: Pode ser antes ou depois do registro, conforme acordo
Checklist de Pendências com Datas-Limite
Conceito
Cada task deve ter: - Data-limite: Prazo máximo para conclusão - Data prevista: Data esperada de conclusão - Status: Pendente / Em andamento / Concluída / Atrasada - Alerta: Disparar alerta quando próximo do prazo
Sistema de Alertas
Alerta Amarelo (Atenção): - 2 dias antes do prazo - Notificar responsável
Alerta Laranja (Urgente): - 1 dia antes do prazo - Notificar responsável + supervisor
Alerta Vermelho (Crítico): - Prazo expirado - Notificar responsável + supervisor + gestão - Criar ação corretiva
Registro de Comissão e Alertas de Pagamento
Registro de Comissão Prevista
Quando: Após proposta aceita
Campos: - Valor da comissão prevista - Percentual de comissão - Valor da venda - Data prevista de pagamento - Condições de pagamento
Objetivo: Ter visibilidade financeira desde o início
Alertas de Pagamento
Tipos de Alerta:
- Alerta de Vencimento:
- X dias antes do vencimento
-
Lembrar que comissão está próxima
-
Alerta de Atraso:
- Após data de vencimento sem pagamento
-
Notificar sobre atraso
-
Alerta de Recebimento:
- Quando comissão é recebida
- Confirmar recebimento
Objetivo: Garantir que comissões sejam recebidas no prazo
Geração Automática de Pós-Venda
Check-in 30 Dias
Quando: 30 dias após escritura registrada
Ação Automática: 1. Sistema agenda check-in automático 2. Envia comunicação ao cliente 3. Coleta feedback 4. Oferece suporte adicional
Objetivo: Manter relacionamento e identificar oportunidades
Pesquisas NPS
Quando: Após escritura registrada
Ação Automática: 1. Sistema envia pesquisa NPS 2. Coleta avaliação 3. Identifica promotores/detratores 4. Aciona ações baseadas em resultado
Objetivo: Medir satisfação e gerar referências
Upsell
Quando: Após escritura registrada
Oportunidades: - Seguro residencial - Decoração - Reformas - Outros serviços
Ação Automática: 1. Sistema identifica oportunidades 2. Envia ofertas relevantes 3. Acompanha interesse
Objetivo: Gerar receita adicional e fortalecer relacionamento
Integração com CRM
Campos Necessários
Task List:
- task_list_gerada (Data/Hora)
- tasks_pendentes (Número)
- tasks_concluidas (Número)
- tasks_atrasadas (Número)
- proximo_vencimento (Data)
Comissão:
- comissao_prevista (Valor)
- comissao_percentual (Percentual)
- data_pagamento_prevista (Data)
- comissao_recebida (Boolean)
- data_pagamento_real (Data)
Pós-Venda:
- check_in_30_dias_agendado (Data)
- check_in_30_dias_realizado (Data)
- nps_enviado (Data)
- nps_respondido (Data)
- nps_score (Número)
Automações Necessárias
Geração Automática: - Gerar task list automaticamente após proposta aceita - Criar todas as tasks com prazos - Atualizar status automaticamente
Alertas Automáticos: - Alertar sobre tasks próximas do vencimento - Alertar sobre tasks atrasadas - Alertar sobre comissões próximas do vencimento
Atualizações Automáticas: - Atualizar status de tasks conforme progresso - Calcular métricas de task list - Atualizar datas conforme necessário
Métricas da Task List
Métricas Principais
- Taxa de conclusão no prazo: % de tasks concluídas no prazo
- Tempo médio de conclusão: Tempo médio para concluir cada task
- Taxa de atraso: % de tasks que atrasaram
- Tasks mais atrasadas: Identificar quais tasks mais atrasam
Uso das Métricas
- Identificar gargalos: Tasks que mais atrasam
- Ajustar prazos: Se tasks sempre atrasam, ajustar prazos
- Melhorar processos: Otimizar processos baseado em dados
- Treinar equipe: Focar treinamento onde há mais problemas
Boas Práticas
Atualização Regular
- Sempre atualizar: Atualizar status de tasks regularmente
- Comunicar progresso: Manter todas as partes informadas
- Antecipar problemas: Identificar problemas antes que atrasem
Priorização
- Focar no crítico: Priorizar tasks críticas para o processo
- Resolver bloqueios: Resolver bloqueios rapidamente
- Comunicar atrasos: Comunicar atrasos imediatamente
Comunicação
- Manter todas as partes informadas: Comprador, vendedor, corretor
- Comunicar mudanças: Comunicar mudanças de prazo
- Celebrar marcos: Celebrar conclusão de fases importantes
Próximos Passos
- Desenvolver sistema de task list automática
- Definir prazos padrão para cada task
- Implementar sistema de alertas
- Integrar com sistema de comissão
- Implementar geração automática de pós-venda
- Criar dashboards de acompanhamento
- Treinar equipe no uso da task list